Stappenplan: hoe uw boekhouding digitaliseren

Digitale boekhouding vs e-facturatie

We zetten eerst even de verschillen op een rijtje, aangezien digitale facturatie niet volstaat om te voldoen aan de opgelegde normen voor e-facturatie in 2026.

• Papieren facturen: u verzendt hierbij een gedrukt en tastbaar document per post. Er is dus geen automatische controle of verwerking van de gegevens.

• Digitale facturen: een PDF-bestand is een digitale factuur. Toch is dit ook in 2025 enkel rechtsgeldig als u zeker weet dat de inhoud niet is aangepast (integriteit) en dat de afzender echt is (authenticiteit). Heel wat bedrijven voldoen dus onbewust niet aan de regels en lopen risico op fraude.

• E-facturatie (of elektronische facturatie) via Peppol: hier volgt de facturatie de wettelijk vastgelegde structuur van een UBL-bestand dat van machine naar machine wordt verzonden via Peppol. E-facturatie is dus steeds gevalideerd en veilig.

De voordelen van e-facturatie

E-facturatie is verplicht vanaf 1 januari 2026, maar biedt heel wat voordelen, zeker als u met facturatiesoftware zoals Wings werkt. We zetten even alles op een rijtje:

• Tijdsbesparend: u bespaart tijd en moeite, want de processen lopen automatisch en u vindt alle informatie sneller terug.
• Betrouwbaarder: e-facturatie is nauwkeuriger. U maakt minder fouten, want de digitale controles beperken de invoer van foute gegevens. Ook de verwerking loopt betrouwbaarder.
• Overzichtelijk: facturatiesoftware verzamelt alle informatie op een centrale, toegankelijke plaats.
• Flexibel: u hebt steeds inzicht tot uw financiële gegevens, waardoor u sneller kan inspelen op trends en de marktsituatie.
• Veilig: uw data wordt veilig bewaard en er zijn regelmatige back-ups. Zo raakt u niets meer kwijt door een brand, calamiteit of diefstal.
• Duurzamer: minder papierverbruik, minder afval, beter voor het milieu.

Stappenplan: op weg naar e-facturatie

Laat het duidelijk zijn: e-facturatie is de weg naar betrouwbare en zorgeloze boekhouding. Met dit handige stappenplan vliegt u meteen naar een efficiëntere facturatie.

Maak een overzicht

Breng in kaart hoe je boekhouding vandaag werkt. Hebt u een boekhouder? Wat staat er nog op papier? Hoe maakt u back-ups? Hoe loopt het verzenden en ontvangen van facturen?

Lijst de pijnpunten op

Waar verliest u tijd? Hoe vaak loopt iets niet zoals het hoort? Waar steekt u het meeste moeite in?

Gebruik boekhoudsoftware

Als u nog geen boekhoudsoftware gebruikt, dan is deze stap essentieel. Een platform zoals Wings helpt u om alle facturatie op een gestroomlijnde manier te organiseren. Zo werkt u alle pijnpunten meteen weg. Bovendien bent u met Wings meteen conform de nieuwe wetgeving rond e-facturatie voor 2026.

Automatiseer je facturen

Laat inkomende facturen en bonnetjes automatisch inscannen en herkennen door de handige boekhoudsoftware van Wings. Ook uitgaande facturen stelt u makkelijk in via onze bruikbare sjablonen en laat u automatisch uitsturen. Gebruikt u al vaste formaten? Dan zet u deze makkelijk om met onze boekhoudsoftware.

Synchroniseer alle gegevens met Peppol

De gegevensuitwisseling in Peppol versleutelt alle info veilig tijdens de verzending naar het Peppol-netwerk. De UBL-bestanden uit uw e-facturatie meldt u via Wings makkelijk aan in het Peppol-systeem. Zo bent u helemaal conform met de nieuwe wetgeving.

Koppel uw bank en dien de btw-aangifte digitaal in

Met Wings maakt u de hele financiële administratie digitaal.

Ontdek alle functies van Wings Finance.

Digitale facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026

Vanaf 2026 wordt alle digitale facturatie tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen verplicht via een gestructureerd formaat. De uitwisseling hiervan verloopt via het Europese Peppol-netwerk: een veilige en gestandaardiseerde manier om e-facturen te versturen. Organisaties moeten dus beschikken over een boekhoudsysteem dat Peppol e-facturatie ondersteunt, zoals Wings Software.

Digitale facturatie wordt verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. We maakten voor u al een handige samenvatting over alle voordelen en verplichtingen in deze blogpost.

‍

Ziet u graag Wings in actie?

‍Boek uw demo.

Wilt u weten of uw bedrijf onder de nieuwe regelgeving valt of wilt u e-facturatie via Peppol meteen activeren? Neem contact met ons op.

‍